Come devono essere verificati i documenti rilasciati dalle autorità slovacche per essere riconosciuti all'estero? Cosa sono l'apostilla e la superlegalizzazione, qual è la differenza tra loro e quando non sono necessarie?
I documenti rilasciati dalle autorità statali nella Repubblica Slovacca e validi come documenti pubblici nella Repubblica Slovacca (i cosiddetti documenti pubblici slovacchi) hanno la forza probatoria dei documenti pubblici anche all'estero (estero) se sono accompagnati dai certificati prescritti (le cosiddette apostille o superlegalizzazioni). In altre parole, i documenti pubblici slovacchi possono essere riconosciuti (applicati o utilizzati) all'estero se sono stati autenticati (certificati) dalle autorità slovacche competenti.
Esempi di documenti pubblici sono: certificato di nascita, certificato di matrimonio, certificato di morte, certificato di maturità, certificato di insegnamento, diploma universitario, certificato medico di inabilità al lavoro, ecc.
Un documento pubblico è anche un documento che è stato certificato solo da un'autorità slovacca (ad esempio, una procura sulla quale un notaio ha certificato la firma di una persona).
I documenti pubblici o rilasciati in Slovacchia che devono essere utilizzati all'estero sono soggetti alla cosiddetta autenticazione superiore, ovvero apostilla o superlegalizzazione.
Entrambi questi metodi servono a garantire l'autenticità della firma, della funzione della persona che ha emesso il documento e del timbro su un documento pubblico emesso in Slovacchia, ai fini dell'utilizzo del documento all'estero (presso uffici stranieri).
Lo stesso vale viceversa per i documenti pubblici emessi all'estero da utilizzare in Slovacchia.
L'apostilla è un'autenticazione superiore dei documenti pubblici, applicata negli Stati che hanno aderito alla cosiddetta Convenzione dell'Aia sull'apostilla. È entrata in vigore per la Repubblica Slovacca il 18 febbraio 2002.
Ha abolito il requisito dell'autenticazione superiore (la cosiddetta superlegalizzazione) tra gli Stati contraenti, il che significa che per certificare un documento pubblico è sufficiente che l'autorità competente apponga un certificato speciale - la clausola apostilla (ha un formato quadrato, è sia in lingua slovacca che in lingua inglese e riporta anche l'espressione francese “Convention de La Haye du 5 octobre 1961” nel titolo). Il termine “autenticazione superiore” si riferisce a una mera formalità in cui i funzionari diplomatici o consolari del Paese in cui il documento pubblico deve essere utilizzato verificano l'autenticità della firma, la funzione della persona che ha firmato il documento e, se del caso, l'autenticità del sigillo o del timbro sul documento.
È importante notare che la Convenzione si applica esclusivamente agli atti pubblici redatti sul territorio di uno Stato contraente e destinati a essere prodotti (applicati) sul territorio di un altro Stato contraente.
Quali autorità slovacche possono rilasciare un'apostilla e quanto tempo ci vuole?
Ogni Stato contraente della Convenzione dell'Aia ha designato delle autorità che possono rilasciare un'apostilla. Nella Repubblica Slovacca sono autorizzate a farlo:
1. Tribunali regionali della Repubblica Slovacca (per i documenti pubblici emessi da tribunali distrettuali, notai o ufficiali giudiziari nella circoscrizione territoriale del tribunale regionale per gli atti - ad esempio, estratto del registro delle imprese)
2. Ministero della Giustizia della Repubblica Slovacca (per altri documenti giudiziari - ad es. documenti rilasciati dai tribunali regionali della Repubblica Slovacca)
3. Ministero dell'Interno della Repubblica Slovacca (per i documenti pubblici rilasciati dal suo dipartimento - ad esempio, la licenza commerciale)
4. Ministero dell'Istruzione della Repubblica di Serbia e Montenegro (per i documenti pubblici rilasciati dal suo dipartimento, ad esempio certificati e diplomi).
5. Ministero della Sanità della Repubblica Slovacca (per i documenti pubblici rilasciati nel suo dipartimento)
6. Ministero della Difesa della Repubblica Slovacca (per i documenti pubblici rilasciati nel suo dipartimento)
7. Ministero degli Affari Esteri ed Europei della Repubblica Slovacca (per tutti gli altri documenti pubblici rilasciati nella Repubblica Slovacca - ad es. casellari giudiziari, documenti rilasciati dalle autorità fiscali, estratti del catasto)
8. Uffici distrettuali (per i documenti dell'anagrafe - ad eccezione delle decisioni di stato civile; per i documenti pubblici rilasciati dalle autorità locali).
Un documento pubblico munito di apostille può essere applicato senza ulteriori autenticazioni in qualsiasi Stato contraente della Convenzione dell'Aia e davanti a qualsiasi autorità. Per essere eseguiti all'estero, i documenti pubblici slovacchi , oltre ad essere autenticati da una apostilla, devono essere tradotti nella lingua dello Stato in cui devono essere usati. La traduzione dei documenti deve essere effettuata da un traduttore giudiziario (non da un interprete) iscritto nell'elenco dei traduttori giudiziari tenuto dal Ministero della Giustizia della Repubblica Slovacca.
Nota bene: la traduzione può essere effettuata solo dopo che il documento è stato certificato (apostille) dall'autorità competente della Repubblica Slovacca.
Per quanto riguarda i tempi di elaborazione della richiesta di certificazione dell'apostille, di solito possono essere necessari alcuni giorni (ad esempio, da 1 a 5 giorni).
La superlegalizzazione, a differenza dell'apostilla, è un processo più complesso di autenticazione superiore. Si tratta di un'autenticazione consolare superiore (la cosiddetta superlegalizzazione consolare) che si applica in tutti gli altri Paesi, ossia quelli che non fanno parte della Convenzione dell'Aia.
Quali autorità possono effettuare la superlegalizzazione e quanto tempo ci vuole?
Nella superlegalizzazione, un documento pubblico viene solitamente certificato in più fasi e da più autorità. Un atto pubblico slovacco sarà certificato da:
1. In primo luogo, l' autorità competente (a seconda del tipo di documento emesso),
2. poi la certificazione da parte del dipartimento consolare del Ministero degli Affari Esteri ed Europei della Repubblica Slovacca,
3. infine, il documento viene certificato dall' ambasciata/consolato del Paese in cui il documento deve essereutilizzato.
Poiché la superlegalizzazione è un processo più complesso di autenticazione di un documento pubblico, può richiedere molto più tempo rispetto all'autenticazione tramite apostille, fino a diverse settimane (ad esempio 4 settimane).
